让您开始活动策划的10个步骤

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制定活动目标

第一步是建立切实的目标。您为什么要组织这次活动,您希望实现什么?  

组队

任何事件都需要团队的共同努力来处理所有细节。考虑考虑任命一名重要的委员会成员担任活动主席以及小组委员会的个别主席。小组委员会的例子可以包括场地,演讲者,娱乐,宣传,赞助商,交通,志愿者管理等。

设定日期

在确定活动日期之前,请务必考虑以下事项。

  • 给自己足够的时间-理想情况下,您应该有4-6个月的计划时间-但这取决于您活动的性质。

  • 注意假期

  • 避免学校假期或重大活动

  • 与主要参与者(发言人/发言人,VIP客人,利益相关者)检查日期

品牌活动

如果您想让自己的活动脱颖而出,则需要选择一个及时而引人注目的主题,让您与众不同。提出一个动态的整体主题,并认真考虑您的活动的名称。它可能是关键的关注点,尤其是在在线媒体中。在集思广益时,请考虑您要通过此事件实现的目标。创建标语-描述事件的简短而难忘的品牌标语。设计徽标来代表您的活动。徽标可以是有效的品牌工具,可以用于标记T恤,水瓶,手袋等   。Canva.com是一个免费的在线图形设计网站,可轻松创建徽标。

创建总体规划

该计划应包括活动的所有方面,包括:

  • 场地选择以及物流和餐饮(合同,许可证,保险,餐食选择,餐饮等)

  • 发言人/发言人(确定,确认,后勤和管理)

  • 活动/娱乐

  • 宣传/促销-在线和离线(网页,在线促销,活动日历,印刷程序,媒体关系,标牌,社交媒体等)

  • 赞助商/合作伙伴管理

  • 志愿者管理-招募志愿者时,请记住人们出于各种原因(热键)是自愿的,例如希望有所作为,有社交机会结识新朋友,或者他们可能是通过学习或体验新事物而受到激励的。积极的志愿者经验意味着他们可以再次自愿。负面的志愿者经验意味着他们不会,他们会告诉别人。确保您的志愿者受到欢迎,并感到自己像一个积极的参与者。他们需要感觉自己所做的事情很重要,这值得他们度过。

确定行政程序

您将如何跟踪您的计划,注册,预算,来宾和发言人列表?

确定并建立合作伙伴关系和赞助

是否有您可以与之合作或呼吁赞助的组织以支付费用并增加潜在的参与度?当您让其他人或团体参与您的活动时,他们在帮助宣传和使活动取得成功方面至关重要。

您可能要考虑:

  1. 寻求公司赞助商为活动的一部分提供资金。这些范围可以从可能希望赞助晚宴,提供现场奖品或重要的无声拍卖品的国家组织,到可能能够提供商品或服务的本地企业,例如餐桌上的鲜花,礼品袋等。 。

  2. 与社区组织合作,这些社区组织可能会提供场地和/或协助组织或配备活动人员。

制定宣传计划

即使拥有最出色的演讲者或娱乐节目阵容,您也需要进行宣传才能吸引人们入场。活动促销从您网站上的初始通知或页面开始,在新闻稿或电子邮件中进行注释以保存日期,然后进行构建以包括在线和离线宣传,媒体关系和正在进行的推广以鼓励注册。没有活动后的感谢,赞助商致谢以及有关活动关键信息或筹款成功的文章,没有任何计划是完整的。

制定预算

您的预算应包括对活动总体规划中确定的所有关键项目的估算。别忘了为发言人和演讲者计入任何旅行或住宿费用。

评估活动

您如何确定活动是否成功?您是否通过参加人数来衡量成功?您筹集了多少钱?消息?您如何与会员或公众互动?在设定最初的目标时,应考虑如何评估事件以确定成功的方法。


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